يعمل قسم التخطيط والمالية جاهدًا على مساعدة موظفي القسم عند ظهور الاحتياجات خلال هذه الأوقات الصعبة. على الرغم من أن الغالبية العظمى من موظفينا ما زالوا يعملون عن بُعد، إلا أن الجميع مصممون على مواصلة تقديم أفضل دعم ممكن في مجالات المحاسبة والميزانية وإدارة المرافق والمنح والمشتريات والتكنولوجيا. وبمساعدة الزيارات الشخصية المتداخلة إلى المقر الرئيسي، والاستفادة من خيارات التوقيعات والتقديمات الإلكترونية، والاستفادة الكاملة من التقنيات الافتراضية الأخرى مثل Google Meet and Drive وMicrosoft Teams وWebex، أنا فخور للغاية بمدى النجاح الذي يواصل قسم التخطيط والمالية تحقيقه في دعمنا للإدارة بشكل عام. واحتفاءً بعملهم الدؤوب وتصميمهم المتواصل، إليك عينة مما عملوا عليه خلال الشهرين الماضيين:
الشراء
يرحب قسم التخطيط والشؤون المالية بموظف جديد آخر منذ آخر دفعة من هذه النشرة الإخبارية، حيث انضم جاستن توربين إلى DWR في وقت سابق من هذا الشهر كأحدث إضافة إلى فريق المشتريات لدينا. يأتي جاستن إلينا بخبرة تزيد عن أربعة عشر عاماً من العمل في مناصب مختلفة في مجال المشتريات في الكومنولث وفي القطاع الخاص. ابحث عن المزيد من المعلومات حول جاستن في الأيام القادمة، ولكننا متحمسون للغاية للترحيب بجاستن في DWR.
كما أود أن أعرب عن تقديرنا للجميع على صبرهم ودعمهم لجهودنا الشرائية خلال الأشهر القليلة الماضية. ربما تكون قد لاحظت بعض التغييرات في السياسات والإجراءات، وربما واجهت بعض التأخيرات الطفيفة. وقد نتج بعض ذلك عن إعادة إسناد المسؤوليات أو توحيدها داخل فريق المشتريات لدينا؛ في حين استندت التغييرات الأخرى إلى مبادرات الإدارة ومتطلبات الوكالات الفيدرالية الجديدة ومتطلبات النظام الجديد وتوصيات المراجعة السابقة. في أغسطس/آب، أرسلنا تحديثاً عبر البريد الإلكتروني يسلط الضوء على بعض هذه التغييرات، بالإضافة إلى بعض التذكيرات الأخرى. كما عقدنا دورتين تدريبيتين في سبتمبر ونخطط لعقد المزيد من الدورات التدريبية في المستقبل. نعمل أيضاً على وضع اللمسات الأخيرة على مخطط سير عمل محدث لشرح خطوات العقود وطرق الشراء الأخرى بشكل أفضل. مع كل هذا، يرجى الاطمئنان إلى أن هذه التغييرات لم يتم إجراؤها لمجرد التغيير، وسنواصل البحث عن طرق لجعل عملية الشراء فعالة مع التأكد أيضًا من توافقها مع المتطلبات المحددة.
تغيير اسم الوكالة
أردت أن أغتنم هذا الوقت لأشكر كل من ساعد في دعم تغيير اسم وكالتنا. داخل قسم التخطيط والمالية فقط، استدعى هذا الجهد خبرات وساعات عمل طويلة من الموظفين في قسم التخطيط والمالية فقط في قسم التخطيط والمالية، واستدعى هذا الجهد خبرات وساعات عمل طويلة من الموظفين في قسم نظم إدارة المعلومات وعمليات تكنولوجيا المعلومات والمحاسبة والمشتريات والمرافق. كان الموظفون من هذه الأقسام في طليعة من قادوا عملية الانتقال من اسم وكالة إلى اسم وكالة أخرى، أو من أربعة أحرف أولى إلى ثلاثة في بعض الحالات...... وبغض النظر عن المزاح، فقد عمل هؤلاء الموظفون أيضًا بشكل وثيق مع موظفين من الأقسام الأخرى وأكثر من عشرين خبيرًا تقنيًا آخر من VITA وشركاء VITA للتخطيط والتحضير لهذا التغيير وإجراءه في نهاية المطاف في يوليو 1.
أردت أيضًا أن أشارككم أنه تم تركيب أو طلب تركيب لافتات جديدة لمقرنا الرئيسي ومكاتبنا الإقليمية ومكاتب المنطقة. ومن المتوقع أيضًا استلام الشارات الجديدة لمركباتنا التي يزيد عددها عن 400 مركبة وتسليمها إلى المكاتب الإقليمية لتركيبها بحلول نهاية هذا العام التقويمي. نحن نعمل على تحديث اللافتات في المناطق المتفق عليها دوليًا والمفرخات في الأسابيع المقبلة أيضًا.
الميزانية والمحاسبة
كما يعلم الكثير منكم أن الدورة الاستثنائية للجمعية العامة قد اختتمت مؤخرًا، وعلى الرغم من اضطرار الوكالات الأخرى إلى تحمل التخفيضات، تمكنت DWR من الحفاظ على اعتمادات ميزانيتنا الأصلية، والأهم من ذلك، المستويات الأصلية لميزانيتنا من أموال HB38 ومبيعات واستخدام المراكب المائية التي سيتم تحويلها. من المؤكد أن نتائج الدورة الاستثنائية توفر بالتأكيد بعض المساحة لالتقاط الأنفاس بالنسبة لـ DWR وميزانيتنا الحالية؛ ومع ذلك، فإننا لا نزال نتحفظ عند الموافقة على بعض أوجه الإنفاق والوظائف بسبب النفقات غير المعروفة وغير المدرجة في الميزانية وآثار الإيرادات المتعلقة بفيروس كورونا19 من الآن وحتى يونيو المقبل.
لقد انتهى مكتب الميزانية لدينا، بالتعاون مع العديد منكم، من تقييمنا السنوي لـ "نظام الرقابة الداخلية" في DWR وفقًا لمعايير إدارة المخاطر والرقابة الداخلية للوكالة (ARMICS). وللامتثال لنظام إدارة المعلومات الإدارية والمالية المتكاملة، يجب على كل وكالة اتخاذ تدابير منهجية واستباقية للحفاظ على الرقابة الداخلية لضمان دقة تسجيل المعاملات المالية والإبلاغ عنها، والامتثال للقوانين واللوائح، والإشراف على أصول الكومنولث. بالنسبة للسنة المالية المنتهية مؤخرًا 2020 ، أكمل الموظفون تقييمًا على مستوى الوكالة وتقييمًا على مستوى المعاملات للضوابط الداخلية لـ DWR ولم يجدوا أي نقاط ضعف كبيرة. ومع ذلك، كانت هناك بعض مجالات التحسين التي أشارت إليها هذه التقييمات، مثل التواصل، وصنع القرار الأكثر شمولاً، والتوظيف، وسيعمل قسم التخطيط والمالية مع مكتب المدير والأقسام الأخرى في المستقبل القريب لمعالجة هذه الفرص.
على الرغم من أننا لم نصل بعد إلى منتصف الطريق من ميزانيتنا للسنة المالية21 ، فقد بدأنا الآن التخطيط للسنة المالية22. كجزء من هذا الجهد، قمنا بالفعل بإعادة تشكيل فريق ميزانية أكثر تمثيلاً وعملية أكثر شفافية لإعداد الميزانية التي ستساعد مكتب المدير ومجموعة عمل المدير في وضع اللمسات الأخيرة على الميزانية في نهاية المطاف لإقرارها من قبل مجلس الإدارة في مايو المقبل.
على الرغم من أن إدارتنا لا تزال تعمل في الغالب تحت حظر السفر التقديري/غير التشغيلي، إلا أن هناك الآن معدلات محدثة للسكن والوجبات & العرضية (M&IE) للكومنولث التي دخلت حيز التنفيذ الشهر الماضي. ولذلك، في حالة الموافقة على السفر، يُطلب من الموظفين التأكد من استخدام هذين الرابطين للحصول على الأسعار المحدثة. http://www.gsa.gov/portal/content/ 104877و https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup. تأكد أيضًا من الرجوع إلى سياسة/إجراءات السفر المحدثة الخاصة بالقسم ونماذج TAR/TERV (سارية المفعول. يناير 15 ، 2020) مع أي أسئلة أخرى عن طريق الدخول إلى نظام إدارة المعلومات الإدارية المتكامل.
أخيراً، لقد بدأنا للتو تدقيقاً فيدرالياً لبرامج استعادة الحياة البرية واستعادة الأسماك الرياضية وتمويلها. عُقد مؤتمر دخولنا في شهر نوفمبر.10 سيتم التركيز في هذه المراجعة على الأنشطة خلال السنة المالية للدولة 2019 و 2020.
التكنولوجيا
كان قسم تطوير IT ونظم المعلومات الجغرافية لدينا مشغولاً للغاية في العديد من المشاريع خلال الأشهر القليلة الماضية. ويشمل ذلك تطبيق جمع البيانات الخاص بإنفاذ القانون (LECA)، والذي سيعزز الوصول إلى طبقات البيانات مثل الطرود والبنية التحتية للوكالة في الميدان؛ وسيتم إصداره بشكل محدود للمستخدمين هذا الخريف. يعمل موظفو نظم المعلومات الجغرافية على بوابة مشاركة البيانات، حيث يتم توحيد جميع بيانات نظم المعلومات الجغرافية الخاصة بموارد المياه في DWR وإدارتها من موقع واحد؛ ويعتزم موظفونا العمل مع أصحاب البيانات على كيفية تقديمها للمستهلكين من الجمهور بعد ذلك. قام موظفو نظام المعلومات الإدارية المتكامل/نظام المعلومات الجغرافية أيضًا بتحسين تطبيقات نظام معلومات الحياة البرية في VAFWIS ونظام معلومات الحياة البرية في أمريكا الوسطى بالإضافة إلى قائمة صائدي الحيوانات البرية المزعجة (NWTL)، والتي يتم إصلاحها بشكل شامل وهي على وشك الانتهاء مع أداة بحث جديدة ستصدر قريبًا. تجدر الإشارة أيضًا إلى أن خوادم نظم المعلومات الجغرافية لدينا ستغير مزودي الخدمة في الإطار الزمني لشهري نوفمبر/ديسمبر، وعلى الرغم من أن الانقطاعات يجب أن تكون في أضيق الحدود، يرجى إبلاغ فريق نظم المعلومات الجغرافية لدينا إذا كانت هناك أي مشاكل في الوصول. وأخيراً، وبفضل جهد منسق بين قسم المرافق وقسم نظم المعلومات الإدارية المتكاملة/نظام المعلومات الجغرافية، تم نقل غرفة التخطيط إلى ما كان يُعرف سابقاً بغرفة السلاحف في المقر، مما أفسح المجال لغرفة العمليات الخاصة/غرفة الأدلة المركزية الجديدة لشعبة إنفاذ القانون وعملية الاعتماد الخاصة بها.
كما يعلم معظمكم، فقد عمل موظفو عمليات IT والاتصالات لدينا بجد لتوفير الدعم للموظفين الذين يعملون الآن في بيئة أكثر بعداً. ومنذ شهر مارس 17، طلبت هذه المجموعة و/أو نشرت ما يقرب من 50 حاسوب محمول جديد، وأكثر من 150 من رموز RSA Soft tokens واتصالات VPN، وعدة مئات من أجهزة IT الأخرى لضمان بقاء الموظفين قادرين على أداء مسؤوليات المهام الحرجة. وكما ارتقوا إلى مستوى هذا التحدي في البداية، يواصل كل منهم البحث عن طرق لتقديم الدعم في هذا العالم الافتراضي الجديد. ستشمل هذه الجهود المستمرة تحديث قاعات الاجتماعات لدينا بالمزيد من خيارات عقد مؤتمرات الفيديو، وطلب كاميرات كمبيوتر بالجملة لتخصيصها لكل قسم، وطلب أو تحديث أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي تتضمن كاميرا كميزة قياسية، واختبار برامج وحلول جديدة. واستنادًا إلى قيام شركة Verizon Wireless بتحويل مواقع أبراجها 3G إلى 4G/LTE و 5G، فقد انشغلت أيضًا بالتواصل مع الموظفين الذين لديهم أجهزة متأثرة بهذا الانتقال، وطلب/استبدال هذه الأجهزة بأجهزة أحدث متوافقة مع 4G.
في الأشهر المقبلة، سينتقل نظامنا الهاتفي في المقر الرئيسي من نظام الاتصالات الموحدة كخدمة إلى ما يُعرف باسم Virtual Communications Express (VCE)، والذي من المحتمل أن يخفض التكاليف بما لا يقل عن 20% كل عام. وعلى الرغم من أن نظام VCE الجديد أقل تكلفة، إلا أنه من المتوقع أن يتضمن ميزات قياسية مثل تحويل البريد الصوتي إلى بريد إلكتروني ومعرف المتصل، بالإضافة إلى تخصيص إضافي وتفاعل أكبر مع الهواتف المحمولة وبرامج عملاء سطح المكتب. انتظر المزيد من المعلومات حول هذه المبادرة الجديدة قريباً.
أخيرًا، وبفضل حل Go Outdoors Virginia، إلى جانب خيارات الترخيص والتصاريح والتسجيل، أصبح قسم التخطيط والمالية في وضع فريد لدعم الوكالة وعملائنا في الصيد وصيد الأسماك وركوب القوارب ومشاهدة الحياة البرية في كل من هذه الوظائف بشكل لم يسبق له مثيل هذا الصيف. أولاً، جميع معاملات الوكالة تقريباً متاحة على الإنترنت. ومع ذلك، وبفضل فريق الاستلام المركزي/غرفة البريد لدينا، تم فتح أكثر من 113 ،000 قطعة من البريد ومسحها ضوئيًا وتحميل الصور إلى Go Outdoors خلال أشهر الصيف. وهذا لم يدعم فقط جهود العمل عن بُعد في قسم خدمة العملاء/تسجيل القوارب & في قسم التوعية بل أيضًا قسم تصاريح الحياة البرية في مكتب المدير. تحقيقًا لهذه الغاية، كان من المثير أيضًا رؤية العديد من الموظفين في أقسام متعددة يعملون مع حل Go Outdoors لدعم برنامج التعرف على الصيادين الذي تم تجديده حيث يمكن للصيادين تقديم صيدهم للحصول على شهادات الأسماك عبر الإنترنت، وخدمة تسجيل خروج الضيوف الجديدة للسماح بمزيد من عناصر المبيعات العامة والتبرعات, وحدة جديدة للتجارة الإلكترونية لجميع مبيعات البضائع وبرنامج منحة الحياة البرية، بالإضافة إلى وظيفة التسجيل والإبلاغ عن مبادرات R3 الأخيرة بما في ذلك إحالة صديق، واستعادة البرية، والركض من أجل البرية، و Trout Slam، و Grand Slam، واتصالات الصيادين/المغامرين الجدد على متن الطائرة.
