رحّب قسم التخطيط والمالية بموظفين جدد منذ آخر دفعة من هذه النشرة الإخبارية: رينيه مونفورد كمدير جديد للمشتريات ودينيس أوكروب كأحدث محاسب لدينا. ولدعم احتياجاتنا من الموظفين على المدى الطويل والثابت بشكل أفضل، رحبنا مؤخرًا أيضًا بأندرو ديكرسون وإد لوب، وهما موظفان متعاقدان سابقًا من معهد إدارة الحفظ (CMI) التابع لجامعة فرجينيا للتكنولوجيا، كموظفين جديدين بدوام كامل في قسم التخطيط والمالية IMS/GIS. نحن متحمسون للغاية للترحيب برينيه ودينيس في DGIF، وبانضمام أندرو وإد إلى فريق العمل بدوام كامل.
وكما يعلم معظمكم، فقد وافق مجلس الإدارة على ميزانيتي التشغيل والميزانية الرأسمالية للإدارة في مايو 27. يقدّر قسم التخطيط والشؤون المالية تقديراً كبيراً مساعدة الجميع حيث عملنا على وضع ميزانيات تأخذ في الحسبان انخفاض إيرادات المبيعات، وانخفاض الاحتياطيات النقدية، والأهم من ذلك حالة عدم اليقين المالي التي يواجهها صندوق دبي المالي العالمي وغيره من وكالات الفرع التنفيذي Executive Branch agencies نتيجة للآثار الناجمة عن فيروس كورونا19. نتوجه بالشكر الجزيل للجميع، وخاصة موظفي الميزانية والمحاسبة وإدارة المنح الذين شاركوا في المساعدة في وضع هذه الميزانيات للعام المقبل. ترقبوا المزيد من المعلومات للمساعدة في إدارة ميزانيتنا في الأسابيع القادمة.
كما يجدر بنا أن نحتفي بالعمل الجاد والتصميم المستمر من قبل فريق التخطيط والمالية الكامل الذي تكيف مع العمل من المنزل بشكل شبه حصري تقريباً، واستمر في إظهار تصميم ومرونة مذهلين لدعم بقية أعضاء فريق عمل صندوق دبي العالمي للاستثمار. تتضمن عينة فقط من الأعمال التي أنجزوها في الشهرين الماضيين ما يلي:
- وقد قام موظفو المشتريات بشراء وإصدار أكثر من 5 ،000 كمامة للوجه و 500 زجاجة معقم لليدين;
- وقد عمل موظفو المرافق عن كثب مع البائعين لضمان عدم الاكتفاء بصيانة عمليات التسليم وصيانة المباني وخدمات التنظيف فحسب، بل الالتزام بمعايير جديدة نتيجة للبيئة الحالية.
- وقد عمل موظفو المشتريات وعمليات IT معًا لتوفير حواسيب محمولة على سبيل الإعارة في البداية لمستخدمي الحواسيب المكتبية التاريخية، ثم قاموا لاحقًا بشراء وإصدار 22 حواسيب محمولة جديدة للطوارئ، مما يتيح الآن لإدارة شؤون الموظفين في إدارة المعلومات الجغرافية الدولية تجهيز كل موظف بدوام كامل بخيار متنقل.
- وقد دعم موظفو المشتريات وعمليات IT والمحاسبة كلاً من قسمنا وغيره من الأقسام الأخرى من خلال المساعدة في إلحاق 6 الموظفين الجدد باحتياجاتهم من المعدات التكنولوجية.
- لقد وافق موظفو عمليات IT على مئات التحديثات وعمليات إعادة التعيين والطلبات الجديدة لرموز RSA Soft واتصالات VPN.
- قام موظفو عمليات تكنولوجيا المعلومات بدعم أول اجتماع افتراضي لمجلس إدارة DGIF افتراضيًا على الإطلاق.
- بدأ كل من موظفي عمليات تكنولوجيا المعلومات ونظام إدارة المعلومات والمحاسبة والمرافق وموظفي قسم عمليات تكنولوجيا المعلومات ونظام إدارة المعلومات والمحاسبة والمرافق وموظفي قسم الذهاب إلى الخارج جهودهم لتحديث جميع اصطلاحات التسمية من DGIF إلى DWR للتحضير لتغيير اسم الوكالة في يوليو 1.
- وقد قدم جميع الموظفين التوجيه والتدريب على الخيارات التكنولوجية الجديدة وكذلك السياسات أو الإجراءات الجديدة، وواصلوا الاجتماع بكل من الموظفين والمتعاقدين الخارجيين في المقر الرئيسي لتقديم الدعم المكتبي وتسهيل مشروع تحديث الصوت في VITA ومواصلة جهود إدارة المشروع لما سيكون نظام إدارة الوقت والإجازات الجديد الذي ستطبقه إدارة شؤون الموظفين والإجازات في الخريف المقبل. (سيأتي المزيد عن هذا لاحقًا!)
- أنتج موظفو نظام المعلومات الإدارية المتكامل/نظام المعلومات الجغرافية العشرات من خرائط WMA وخدمات نظم المعلومات الجغرافية المحدثة، والتي تدعم الحياة البرية ومصايد الأسماك والاحتياجات التشغيلية لإنفاذ القانون يوميًا.
- بمساعدة حل Go Outdoors Virginia، تمكّن العملاء من التفاعل معنا حتى عندما يكونون محميّين في مكانهم. وتحقيقًا لهذه الغاية، حققنا زيادة في المعاملات عبر الإنترنت خلال شهري مارس وأبريل بمتوسط 50% ، كما تم بنجاح نقل الخدمات التي كان يُعتقد أنها كانت مقتصرة على المعاملات الداخلية أو المرسلة بالبريد إلى الإنترنت. وعلاوة على ذلك، وبفضل الشراكة القوية بين موظفي غرفة البريد/الاستلام المركزي في P&F ومجموعة خدمات العملاء في قسم التواصل، تمكنا من زيادة عدد الموظفين الذين يمكنهم العمل من المنزل من خلال الاستفادة من التقنيات الحالية والجديدة مع الاستمرار في فتح/مسح/معالجة آلاف الطلبات المرسلة بالبريد أيضاً.
- كان فريق تطوير نظام المعلومات الإدارية المتكامل/نظام المعلومات الجغرافية مشغولاً بالعمل على إحداث تغييرات جوهرية في كيفية استفادة أنظمة التجميع والبحث في الوكالات من البيانات الجغرافية المكانية والبيانات المجدولة في التطبيقات التي تدعمها الوكالات، بالإضافة إلى كيفية تكييف التصميم وجمع البيانات بشكل أفضل لتلبية احتياجات المستخدمين النهائيين المتنوعة. وتشمل التطبيقات المستفيدة من هذا التركيز الجديد على مستوى المؤسسة تطبيق مسح مجاري المياه الباردة، وقائمة صائدي الحيوانات البرية المزعجة، ونظام معلومات الحياة البرية في فيفا.
- كما عمل موظفو تطوير نظام إدارة المعلومات الإدارية المتكامل بجد على إيجاد طرق جديدة للاستفادة من الأتمتة، مع وجود مجال واحد على وجه الخصوص سيساعدنا على تحقيق تكامل أفضل بين الميزانية والمحاسبة والمشتريات والتخطيط.
وأخيراً، ومن أجل مواصلة دعم موظفي التخطيط والمالية، كما يدعموننا، يرجى تذكر إرسال بريد إلكتروني على النحو التالي
- أي طلبات شراء ترسل إلىصندوق البريد2 الإلكتروني للمشتريات المشتريات @dgif.virginia.gov للتأكد من أن جميع موظفي المشتريات على علم بالطلبات.
- يجب إرسال جميع الفواتير للمعالجة والأسئلة لموظفي المحاسبة لدينا عبر البريد الإلكتروني voucheraccounting@dgif.virginia.gov.
- جميع أسئلة أو طلبات تكنولوجيا المعلومات إلى ITOperations@dgif.virginia.gov لأي دعم مكتبي؛ Telecom@dgif.virginia.gov لأي دعم للاتصالات؛ و CyberSecurity@dgif.virginia.gov لدعم أي شبكة/حساب بريد إلكتروني
